K dispozícii sú rôzne štandardné typy korešpondencie, ako je tlač faktúr, výpis z účtu atď. Je možné vytvoriť aj vlastné typy korešpondencie.
Korešpondenciu je možné vytvárať v čase spracovania konkrétnych obchodných transakcií alebo v neskoršej fáze pre už vytvorené účtovania transakcií.
Korešpondenciu je možné zasielať zákazníkovi / predajcovi v rôznych formátoch, napríklad e-mailom alebo faxom. Korešpondencia je v zásade listom atď., Ktorá sa posiela zo spoločnosti SAP predajcovi / zákazníkovi atď.
Korešpondenciu je možné vytvárať jednotlivo alebo hromadne, ad-hoc alebo prostredníctvom automatizovanej dávkovej úlohy.
V tomto návode sa naučíte
- Druhy korešpondencie
- Korešpondenčné konfigurácie
- Generovanie korešpondencie
- Korešpondenčná tlač
- Korešpondencia prostredníctvom e-mailu
Druhy korešpondencie
Nasleduje ukážka zoznamu rôznych štandardných typov korešpondencie, ktoré je možné kopírovať a vytvoriť tak konkrétny vlastný formulár, program atď.
| Typ korešpondencie | Korešpondenčný popis | Tlačový program | Povinné údaje | Vzorový štandardný formulár skriptu SAP |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Platobné oznámenia | RFKORD00 | Číslo dokumentu | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Výpisy z účtu | RFKORD10 | Číslo účtu a dátum | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Výpisy z zmeniek | RFKORD20 | Číslo dokumentu | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interné dokumenty | RFKORD30 | Číslo dokumentu | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Jednotlivé písmená | RFKORD40 | Číslo účtu | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Výňatky z dokumentov | RFKORD50 | Číslo dokumentu | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Vyhlásenia zákazníkov | RFKORD11 | Číslo a dátum zákazníka | F140_CUS_STAT_01 |
Korešpondenčné konfigurácie
Konfiguráciu korešpondencie v systéme SAP je možné vykonať v nasledujúcich krokoch
Krok 1) Definujte typ korešpondencie
Cesta: - SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a záväzky> Účty zákazníkov> Riadkové položky> Korešpondencia> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Definovať typy korešpondencie
Transakčný kód: - OB77
Tu sú k dispozícii rôzne štandardné typy korešpondencie SAP. Môžete tiež vytvoriť vlastné typy korešpondencie. Môžete určiť, ktoré údaje sa požadujú na generovanie korešpondencie, napr. Pre výpis z účtu môžete určiť, že pre výpis je nevyhnutný hlavný server zákazníka / dodávateľa. Môžete tiež určiť parametre dátumu a text, ktorý sa má zobraziť pri výbere dátumu.
Krok 2) Priraďte program k typu korešpondencie
Cesta: -SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a záväzky> Účty zákazníkov> Riadkové položky> Korešpondencia> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Priradiť programy pre typy korešpondencie
Transakčný kód: - OB78
Tu musíte prepojiť program generátora korešpondencie s typom korešpondencie. Môžete tiež určiť rôzne programy pre rôzne kódy spoločností. (Môžete tu tiež určiť predvolený variant, ktorý má program vykonať. Tento variant môžete vytvoriť z transakcie SE38 / SA38 pre program.)
Môžete si tiež vytvoriť svoj vlastný vlastný program ako kópiu štandardného programu a môžete vykonať vhodné zmeny, aby vyhovoval vašim špecifickým potrebám.
Krok 3) Určite funkcie vyvolania pre typ korešpondencie
Cesta: -SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a účty splatné> Zákaznícke účty> Riadkové položky> Korešpondencia> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Určiť funkcie vyvolania
Transakčný kód: - OB79
Tu musíte určiť, v ktorom okamihu môžete vygenerovať konkrétny typ korešpondencie. Môžete tiež určiť odlišné nastavenie pre rôzne kódy spoločností. K dispozícii sú rôzne možnosti: -
- V čase zadávania dokumentu (napr. FB50, FB60 atď.)
- V čase zaúčtovania platieb (napr. F-28, F-26 atď.)
- V čase zobrazenia alebo zmeny dokumentu (napr. FB02, FB03 atď.)
- V čase zobrazenia účtu (napr. FBL1N, FBL5N atď.)
Krok 4) Priraďte korešpondenčný formulár tlačovému programu Korešpondencia
Cesta: -SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a záväzky> Účty zákazníkov> Korešpondencia s riadkovými položkami> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Definovať názvy formulárov pre korešpondenciu Tlač
Transakčný kód: - OB96
Tu musíte určiť, ktoré definície formulárov použije korešpondenčný tlačový program. Môžete tiež určiť odlišné nastavenie pre rôzne kódy spoločností. (Formulár SAP Script je definovaný pomocou transakcie SE71 , kde sú rôzne údaje usporiadané do výstupného formátu na spracovanie. Tento formulár SAP Script definuje rozloženie vo výstupe.)
Môžete tiež použiť dvojciferné ID formulárov, pomocou ktorých môžete volať rôzne formuláre pre rôzne ID formulárov v rovnakom kóde spoločnosti.
Toto ID formulára je možné uviesť na obrazovke výberu tlačového programu generujúceho korešpondenciu. Pre typ korešpondencie môžete súčasne vybrať iba jedno ID formulára. Môžete vytvoriť viac typov korešpondencie, ktoré spustia rôzne ID formulárov.
Krok 5) Definujte podrobnosti odosielateľa pre korešpondenciu
Cesta: -SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a záväzky> Zákaznícke účty> Riadkové položky> Korešpondencia> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Definovať podrobnosti odosielateľa pre korešpondenčný formulár
Transakčný kód: - OBB1
Môžete tu prepojiť podrobnosti hlavičky, päty, podpisu a odosielateľa. Tento text je definovaný pomocou transakcie SO10 s textovým ID, ako je uvedené vyššie (napr. ADRS). Môžete tiež určiť odlišné nastavenie pre rôzne kódy spoločnosti. (Je možné definovať aj dvojciferný variant odosielateľa, ktorý môžete dať výberovým parametrom tlačového programu. Umožní to rôzne podrobnosti odosielateľa v rámci rovnakého kódu spoločnosti.)
Krok 6) Definujte varianty zoradenia pre korešpondenciu
Cesta: -SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a záväzky> Účty zákazníkov> Riadkové položky> Korešpondencia> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Definovať varianty zoradenia pre korešpondenciu
Transakčný kód: - O7S4
Tu môžete určiť, v akom poradí sa budú generovať korešpondenčné listy. Napr. Ak generujete výpis z účtu pre viacerých dodávateľov, potom sa dodávatelia zoradia v tomto poradí a potom sa vygeneruje písmeno. Túto variantu zoradenia je možné uviesť na obrazovke výberu tlačového programu generujúceho korešpondenciu.
Krok 7) Definujte varianty zoradenia pre riadkové položky v korešpondencii
Cesta: -SPRO> Finančné účtovníctvo (nové)> Pohľadávky a účty splatné> Zákaznícke účty> Riadkové položky> Korešpondencia> Vykonať a skontrolovať nastavenia pre korešpondenciu> Definovať varianty zoradenia pre riadkové položky
Transakčný kód: - O7S6
Tu môžete určiť, v akom poradí sa rôzne riadkové položky zobrazia korešpondenčnými písmenami. Napríklad ak má výpis z účtu dodávateľa viac faktúr, potom sa faktúry zoradia v tomto poradí a potom sa vygeneruje list.
Túto variantu zoradenia je možné uviesť na obrazovke výberu tlačového programu generujúceho korešpondenciu.
Generovanie korešpondencie
Ako je uvedené vyššie, aj pri konfigurácii bodu vyvolania je možné korešpondenciu vygenerovať v nasledujúcom okamihu: -
- V čase zadávania dokumentu (napr. FB50, FB60 atď.)
- V čase zaúčtovania platieb (napr. F-28, F-26 atď.)
- V čase zobrazenia alebo zmeny dokumentu (napr. FB02, FB03 atď.)
- V čase zobrazenia účtu (napr. FBL1N, FBL5N atď.)
Korešpondenciu je možné vygenerovať pre konkrétny dokument alebo pre účet dodávateľa / zákazníka. Nasledujúce snímky vysvetlia generovanie korešpondencie rôznymi spôsobmi a jej tlač.
Generovanie korešpondencie (metóda A): -
Korešpondenciu je možné generovať pri vytváraní, zmene alebo zobrazovaní dokumentu.
Prejdite na položku Životné prostredie> Korešpondencia a vyberte príslušný typ korešpondencie, napr. Pozrite sa na nasledujúcu obrazovku pri vytváraní faktúry zákazníka FB70 : -
Podobne môžete vytvoriť korešpondenciu zo zobrazenia / zmeny dokumentu z transakcie, napríklad vo FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N atď.
Generovanie korešpondencie (metóda B)
Pre existujúce účtovné doklady môžete použiť kód transakcie FB12 .
Po zadaní kódu spoločnosti sa zobrazí výzva na zadanie typu korešpondencie. Vyberte Typ korešpondencie a zobrazí sa výzva na zadanie čísla dokladu / čísla účtu. atď. na základe nastavenia typu korešpondencie. Potom sa vyžaduje korešpondencia.
Generovanie korešpondencie (metóda C)
Z transakcie F.27 môžete vygenerovať korešpondenciu (výpis z účtu) pre dodávateľa (-ov) / zákazníka (-ov).
Tu „Indikátor v hlavnom zázname“ by sa zadaná hodnota mala zhodovať s hodnotou uvedenou v kmeňových dátach zákazníka / dodávateľa> Kód spoločnosti> Korešpondencia.
Ak začiarknete políčko „Individuálna požiadavka“, potom ak má ten istý dodávateľ / zákazník riadkové položky vo viacerých kódoch spoločnosti, vygeneruje sa pre každý kód spoločnosti samostatný výpis.
Korešpondenčná tlač
Korešpondenčná tlač (metóda A): -
Na vytlačenie príslušného typu korešpondencie, ktorý už bol vygenerovaný, použite kód transakcie F.61 . Po vykonaní jednoducho vytlačí korešpondenciu (ak je nakonfigurovaný e-mail / fax, atď., Potom sa výstup vygeneruje v tomto formáte).
Korešpondenčná tlač (metóda B): -
Z transakcie F.64 môžete vidieť vygenerovaný korešpondenčný list (Spool), ktorý si môžete vytlačiť. (Rozdiel od F.61 je v tom, že v kóde F.64 môžete pre už vygenerovanú žiadosť o korešpondenciu robiť aj iné operácie (napríklad mazanie, ukážku pred tlačou atď.).)
Generovanú cievku je možné vidieť a vytlačiť z transakcie SP02 alebo požiadavky Systém> Vlastná cievka.
Korešpondencia prostredníctvom e-mailu
Udržujte e-mailovú adresu v nastavení v hlavnom serveri zákazníka / dodávateľa> Všeobecné údaje> karta Adresa> Komunikácia a vyberte metódu komunikácie ako e-mail.
Udržujte ID e-mailu aj v hlavnom serveri zákazníka / dodávateľa> Údaje o firemnom kódexe> Karta Korešpondencia.
Potom sa korešpondencia pre tohto zákazníka / dodávateľa vygeneruje namiesto tlačeného výstupu v e-mailovom formáte (Berúc do úvahy nastavenie výstupu pre používateľa určené na určenie spôsobu komunikácie v kroku pre používateľa uvedené na nasledujúcej snímke.)
(Poznámka: Podobne môžete vykonať nastavenie výstupu faxu výberom štandardnej komunikácie ako FAX a zachovaním čísla faxu.)
Do tohto článku prispieva Manisha Singh