V tomto tutoriáli vytvoríme jednoduchý systém miesta predaja pre fiktívny maloobchod. Systém bude slúžiť prevádzkovým zamestnancom na zaznamenávanie každodenných obchodných transakcií, taktický personál bude tiež využívať tento systém na sledovanie aktuálnej výkonnosti maloobchodu.
Systém bude mať schopnosť exportovať dáta do excelu. Excel sa použije ako systémový nástroj na podporu rozhodovania na analýzu údajov. Údaje v programe Excel je možné kombinovať aj s údajmi z iných zdrojov.
Maloobchodné komponenty MIS
1. Obchodné postupy
Obchodné postupy definujú, ako sa musia uskutočňovať každodenné obchodné transakcie. Na zaznamenanie denného predaja sa použije systém predajného miesta.
V nasledujúcom zozname sú uvedené činnosti, ktoré je potrebné vykonať, keď si zákazník kúpi položku
- Zákazník predloží predmety, ktoré je potrebné nakúpiť, do hotovosti do
- Pokladník vyhľadá v systéme predloženú položku v systéme a získa cenu
- Pokladník zadá množstvo zakúpeného tovaru a systém vypočíta celkové náklady. Tento proces sa opakuje pre všetky zakúpené položky
- Ak pokladník nesprávne pridá položku alebo množstvo položky do systému, mal by byť schopný ju odstrániť, ak platba ešte nebola zaúčtovaná. Ak bola platba zaúčtovaná, pokladník by nemal byť schopný nič odstrániť.
- Po overení celkového účtu zákazníka by systém mal umožniť pokladníkovi zaúčtovať platbu zákazníkovi a vytlačiť potvrdenie pre zákazníka.
2. Ľudia
Užívatelia, ktorí budú systém používať, budú pokladníci, účtovníci a používatelia kontroly zásob. Všetci používatelia musia byť doslova v počítači a musia byť vyškolení v tom, ako používať systém predajného miesta.
3. Hardvér
Systémom miesta predaja bude ako databázový stroj Microsoft Access. Microsoft access je samostatný databázový stroj a ako taký bude systém spustený na jednom počítači. Použitý počítač bude musieť mať nasledujúce technické parametre.
- Minimálne 1 GB RAM
- Minimálne 10 GB voľného úložného priestoru na lokálnom disku, kde bude databáza
- Počítač by mal používať operačný systém Windows pracujúci minimálne so systémom Windows XP a novším
- Rýchlosť procesora by mala mať minimálne 1GHz
4. Softvér
Počítač, ktorý sa bude používať v systéme, by mal mať nasledujúce minimálne technické parametre.
- Operačný systém založený na Microsoftu
- Microsoft Office Suite (konkrétne Microsoft Word a Microsoft Access)
5. Údaje
Každodenné obchodné transakcie budú uložené v databáze Microsoft Access.
Slovník databázy predajných miest
Databázový slovník popisuje databázové polia, ich činnosť a dátový typ.
Nasledujúci text popisuje tabuľky, ktoré budeme mať v našej databáze. Kvôli jednoduchosti ponecháme počet tabuliek iba na štyri (4).
Tabuľka výrobkov
| S / N | Názov poľa | Dátový typ | Popis |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Číselné | Zaznamenajte primárny kľúč |
| 2 | Meno Produktu | String | Názov produktu |
| 3 | cena | Číselné | Cena produktu |
| 4 | Quantity_at_hand | Číselné | Dostupné množstvo kedykoľvek k dispozícii |
| 5 | Recommended_supplier_id | Číselné | Cudzí kľúč, ktorý odkazuje na tabuľku dodávateľov |
Tabuľka zákazníkov
| S / N | Názov poľa | Dátový typ | Popis |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Číselné | Zaznamenajte primárny kľúč |
| 2 | Meno zákazníka | String | Meno zákazníka |
| 3 | Celkove_kupy | Číselné | Kumulovaná hodnota celkového predaja konkrétnemu zákazníkovi |
Tabuľka dodávateľov
| S / N | Názov poľa | Dátový typ | Popis |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Číselné | Zaznamenajte primárny kľúč |
| 2 | Meno dodavateľa | String | Meno zákazníka |
| 3 | Kontaktné číslo | Číselné | Kontaktné číslo dodávateľa |
| 4 | Emailová adresa | String | E-mailová adresa dodávateľa |
Tabuľka predaja
| S / N | Názov poľa | Dátový typ | Popis |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Číselné | Zaznamenajte primárny kľúč |
| 2 | Customer_id | Číselné | Jedinečný identifikátor zákazníka |
| 3 | Dátum transakcie | Dátum | Dátum zaznamenania transakcie |
| 4 | Čiastka vyplatená | Číselné | Celková suma nákupu |
| 5 | Zaplatené | Boolovský | Booleovské pole, ktoré ukazuje, či zákazník zaplatil alebo nie |
Tabuľka podrobností o predaji
| S / N | Názov poľa | Dátový typ | Popis |
|---|---|---|---|
| 1 | id | Číselné | Zaznamenajte primárny kľúč |
| 2 | sales_id | Číselné | Jedinečný identifikátor zákazníka |
| 3 | Identifikačné číslo produktu | Dátum | Dátum zaznamenania transakcie |
| 4 | množstvo | Číselné | Celková suma nákupu |
| 5 | Zaplatené | Boolovský | Booleovské pole, ktoré ukazuje, či zákazník zaplatil alebo nie |
Diagram vzťahov medzi entitami databázy a miestom predaja
Diagram vzťahu entít zobrazuje vzťah medzi tabuľkami v databáze. Nasledujúca tabuľka popisuje vzťahy medzi tabuľkami databázy
| S / N | Vzťah | Primárny | Cudzí kľúč | Vzťahová povaha |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Výrobky do predaja | Id vo výrobkoch | Product_id v predaji | 1 mnohým |
| 2 | Predaj zákazníkom | Id u zákazníkov | Customer_id v predaji | Veľa mnohým |
| 3 | Výrobky dodávateľom | Id u dodávateľov | Recommended_supplier_id v produktoch | Mnoho do 1 |
Nasledujúci obrázok zobrazuje vzťahy medzi tabuľkami v našej databáze.
Ako sa transakcia spracováva v systéme
- Systém načíta všetky záznamy zákazníkov z tabuľky zákazníkov a naplní rozbaľovaciu kombináciu
- Pokladník klikne na tlačidlo novej transakcie. Takto sa vytvorí nový záznam v tabuľke predaja a vygeneruje sa ID transakcie.
- Systém načíta všetky produkty z tabuľky produktov a vyplní rozbaľovaciu kombináciu
- Pokladník vyberie produkt z rozbaľovacieho zoznamu. Systém uchováva ID produktu a cenu aktuálnej položky.
- Pokladník zadá zakúpené množstvo. Systém vypočíta medzisúčet na základe uloženej ceny a zadaného množstva. Tento proces sa opakuje, kým nebudú do systému zaúčtované všetky produkty.
- Pokladník zadá sumu, ktorú zákazník zaplatil. Systém vypočíta zmenu, ak zákazník zaplatí viac ako je cena.
- Pokladník klikne na tlačidlo po zaplatení. Systém aktualizuje;
- množstvo produktu v tabuľke výrobkov
- aktualizuje pole zaplatenej sumy a označí transakciu ako zaplatenú v tabuľke predaja
- aktualizuje pole celkových nákupov v tabuľke zákazníkov
Screenshoty grafického používateľského rozhrania miesta predaja
Hlavné okno systému - toto je vstupný bod do systému. Umožňuje používateľom zadávať údaje, spracovávať transakcie, tlačiť správy a exportovať údaje o predaji do programu Excel na ďalšiu analýzu.
Tu sme demonštrovali rôzne okno na zadávanie údajov používané počas POS, aby sme poskytli prehľad o poli, ktoré je vyplnené počas vykonávania transakcie.
Okno predajného miesta, ktoré používajú pokladníci v pokladni
Používateľské rozhranie je navrhnuté takým spôsobom, že prevedie pokladníka krokmi, ktoré sú potrebné na zaúčtovanie úspešnej nákupnej transakcie.
Okno na zadanie údajov o zákazníkovi
Okno na zadanie údajov o výrobkoch
Zhrnutie
Tento tutoriál vám ukáže praktické kroky spojené s vývojom informačného systému a vysvetlí prototyp systému POS (miesto predaja). Systém bol vyvinutý pomocou jazyka Visual Basic for Applications (VBA) v programe Microsoft Access.
- Ďalšie