Čo je životný cyklus projektu?
Životný cyklus projektu je séria aktivít, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie zámerov alebo cieľov projektu. Projekty môžu mať rôzne rozmery a úroveň náročnosti, ale bez ohľadu na veľkosť: veľkú alebo malú, môžu byť všetky projekty priradené k danej štruktúre životného cyklu. Tento životný cyklus projektu obsahuje štyri fázy -
- Úvodná fáza
- Fáza plánovania
- Fáza vykonania
- Monitorovacia, kontrolná a záverečná fáza
Najskôr sa pozrieme do iniciačnej fázy
Fáza začatia projektu
Počiatočná fáza definuje procesy, ktoré sú potrebné na spustenie nového projektu. Účelom fázy začatia projektu je určiť, čo by malo projekt dosiahnuť.
Táto fáza pozostávala hlavne z dvoch hlavných aktivít
- Vypracovať chartu projektu a
- Identifikujte zainteresované strany
Všetky informácie týkajúce sa projektu sú zapísané v Charte projektu a registri zainteresovaných strán. Po schválení charty projektu sa projekt stane oficiálne schváleným.
Charta projektu
Charta projektu definuje hlavné prvky projektu
- Ciele projektu
- Obmedzenia projektu a vyhlásenia o problémoch
- Priradiť projektového manažéra
- Zoznam zainteresovaných strán
- Harmonogram a rozpočet na vysokej úrovni
- Míľniky
- Schválenia
Tento dokument umožňuje projektovému manažérovi využívať organizačné zdroje v záujme realizácie projektu. Na vytvorenie charty projektu budú požadovanými vstupmi faktor podnikového prostredia, obchodný prípad, dohody, projektový výkaz práce a aktíva organizačného procesu.
Identifikácia zainteresovaných strán
Zainteresovaná strana môže ovplyvniť úspech a neúspech projektu. Na zaznamenanie informácií o zúčastnenej osobe sa používa register zainteresovaných strán.
Register zainteresovaných strán bude obsahovať informácie ako
- Typ zainteresovanej strany
- Očakávanie zúčastnenej strany
- Úloha v projekte (obchodný analytik, technický architekt, klient PM)
- Vymenovanie (riaditeľ, obchodný vedúci atď.)
- Typ komunikácie (týždenne / mesačne)
- Vplyv na projekt (čiastočný / podporný / vplyvný)
Ostatné činnosti zapojené do iniciovania procesnej skupiny sú:
- Pridelenie projektového manažéra
- Určenie potrieb, očakávaní a vysokých požiadaviek zainteresovaných strán
- Definujte kritériá úspešnosti projektu
- Určte konkrétny rozpočet pre konkrétnu etapu
- Zaistite, aby bol projekt v súlade so strategickým cieľom organizácií
Register zainteresovaných strán a charta projektu sa používajú ako vstupy do ďalších rozvojových skupín, ako je napríklad skupina plánovacích procesov.
Fáza plánovania projektu
Fáza projektového plánovania pokrýva asi 50% celého procesu. Fáza plánovania určuje rozsah projektu, ako aj cieľ projektu. Začína sa to výstupmi z iniciačnej fázy (charta, predbežné vyhlásenie o rozsahu a projektový manažér). Výstup fázy plánovania slúži ako vstup pre fázu vykonania.
Dôležitými aspektmi procesu plánovania sú
- Fáza plánovania by sa nemala vykonať skôr, ako je dokončené počiatočné plánovanie
- Kým sa nezačne proces vykonávania, nemali by ste prestať revidovať plány
Vytvorte štruktúru rozpisu práce (ŠPP)
Pre každý úspešný projekt je dôležitý WBS (Work Breakdown Structure). Nasledujú kroky na vytvorenie WBS.
- Uskutočnite brainstorming, v ktorom uvediete všetky úlohy
- Zapojte do brainstormingu celý svoj tím
- Zapíšte si strom štruktúry úlohy známej tiež ako WBS (štruktúra rozpisu práce)
- Ďalej rozdeľte svoj najlepší WBS na hierarchický súbor aktivít, napríklad kategórie, podkategórie atď. Napríklad hardvér, softvér, praktikant, manažérske tímy atď.
- Definujte, ako zaznamenávať položky do vášho ŠPP
- Opýtajte sa ďalších ľudí - môže to byť odborník, skúsený personál atď.
- Podrobnosť - ako podrobná by ste mali mať svoju úlohu? Odhad nákladov a času na vyššiu granularitu je ťažký, zatiaľ čo na nižšiu granularitu bude uviaznutý s príliš podrobnými informáciami
- Zrnitosť by mala byť správnej úrovne, nie príliš vysoká alebo príliš nízka
Plánovanie plánovania správy
Plánovanie plánu je proces stanovovania postupu, politík a dokumentácie pre plánovanie, správu, vykonávanie a kontrolu harmonogramu projektu. Vstupy do týchto aktivít zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Charta projektu
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Výstup správy plánovania zahŕňa:
- Plán riadenia plánu
Definovanie činností
Definovanie aktivít je postup dokumentovania a identifikácie konkrétnych akcií, ktoré sa majú vykonať na vytvorenie výstupov projektu.
V rámci definovania aktivít sú jednotlivé pracovné balíčky rozdelené na jednotlivé aktivity podľa harmonogramu práce. Medzi vstupy definujúcich činností patria
- Plán riadenia plánu
- Základná čiara rozsahu
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Zatiaľ čo výstupy týchto aktivít sú
- Zoznam aktivít
- Atribúty aktivity
- Zoznam míľnikov
Postupné činnosti
Sekvenčné aktivity nie sú nič iné ako logické usporiadanie výstupu „definovania aktivít“. Určuje poradie, v ktorom je potrebné činnosti vykonávať.
Hlavným výstupom z procesu sekvenčnej aktivity je „Sieťový diagram“.
Sieťový diagram nie je nič iné ako zverejnenie úlohy na doske v logickom poradí.
Napríklad chcete začať podnikať v zahraničí, aký bude váš zoznam činností a aké bude poradie, v akom by ste ich mali vykonať?
Činnosti budete vykonávať v tomto poradí
- Vyberte si krajinu
- Získajte povolenie na podnikanie
- Prijatie manažéra
- Kúpa nehnuteľnosti
- Nákup nábytku atď.
- Otvorenie podniku
Odhad zdrojov činnosti
V tejto fáze je vysvetlený proces odhadu pracovného úsilia a zdrojov potrebných na splnenie úlohy. Ďalším faktorom, ktorý je potrebné v tejto fáze zohľadniť, je dostupnosť zdrojov.
Pri odhadovaní zdrojov by sa mala klásť dôraz na najdlhšiu cestu plánu (Kritická cesta), ktorá bude vyžadovať viac času a peňazí.
Musíte odhadnúť zdroje na dve úlohy
- Kritické úlohy
- Plávajúce úlohy
Uistite sa, že vaše kritické úlohy sú presne odhadnuté (čas dokončenia).
Na odhad zdrojov činnosti sa používa päť vstupov
- Plán riadenia plánu
- Zoznam aktivít
- Zdrojový kalendár
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Výstupom z tejto fázy je
- Požiadavky na zdroje aktivity
- Štruktúra rozdelenia zdrojov
- Aktualizácia dokumentov projektu
POZNÁMKA : Všetky aktivity, ktoré sa doteraz vykonávajú (definovanie aktivít + postupnosť aktivít + odhad zdrojov aktivít), pomôžu v časti „Rozvrh času“.
Odhad trvania aktivít
Odhad doby trvania činnosti je proces odhadu počtu pracovných období (týždňov / mesiacov) potrebných na splnenie jednotlivých úloh s odhadovanými zdrojmi. Tento krok definuje, koľko času bude trvať vykonanie konkrétnej úlohy.
Trvanie aktivity nemôžete vypočítať bez výpočtu pracovného úsilia a zdrojov potrebných na dokončenie úlohy. Proces odhadu by sa mal vykonať v tomto poradí
- Najskôr odhadnite pracovné úsilie
- Nasleduje odhad zdrojov
- Nasleduje odhad času trvania úlohy
Na odhad trvania aktivít potrebujete vstupy
- Zoznam aktivít
- Atribúty aktivity
- Zdrojové kalendáre
- Vyhlásenie o rozsahu projektu
- Aktíva organizačného procesu
- Faktory životného prostredia podniku
Aj keď existujú dva hlavné výstupy
- Odhadnite trvanie aktivity
- Odhadnite trvanie aktivity - aktualizácie dokumentov projektu
Táto technika sa tiež označuje ako odhady PERT (Project Evaluation and Review Techniques).
Vypracovať plán
Develop Schedule je proces analyzovania sekvencií aktivít, požiadaviek na zdroje, trvania a obmedzení harmonogramu, aby sa vytvoril model harmonogramu projektu. Pri plánovaní každej úlohy sa berú do úvahy tri hlavné faktory
- Trvanie
- Závislosti úloh
- Obmedzenia
Pomocou týchto faktorov projekt vypočíta dátum začatia a dátum ukončenia každej úlohy.
Na vytvorenie rozvrhu je možné použiť plánovací softvér. Generuje model harmonogramu s plánovanými termínmi dokončenia projektových aktivít.
Vstup tohto nástroja zahŕňa
- Plán riadenia plánu
- Zoznam aktivít
- Atribúty aktivity
- Časový plán projektu - sieťové diagramy
- Požiadavky na zdroje aktivity
- Zdrojové kalendáre
- Odhady trvania aktivity
- Vyhlásenie o rozsahu projektu
- Register rizík
- Úlohy projektových pracovníkov
- Štruktúra rozdelenia zdrojov
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Výstup z toho by bol
- Časový plán projektu
- Schéma projektu
- Ganttov diagram alebo stĺpcové grafy
- Milníkový graf
- Naplánujte si základnú čiaru
- Naplánované údaje
- Aktualizácie projektových dokumentov
Časový plán kontroly
Poslednou fázou fázy plánovania je Kontrolný plán. Jedná sa o proces monitorovania stavu projektových aktivít s cieľom aktualizovať projektový proces a riadiť zmeny v základnej línii harmonogramu.
Ak sú v pláne potrebné zmeny, musia prejsť procesom kontroly zmien. Plán by mal byť proaktívne riadený alebo riadený manažérom.
Existujú štyri hlavné výstupy procesu plánovania kontroly
- Plán riadenia projektu
- Naplánujte si základnú čiaru
- Plán riadenia plánu
- Harmonogram projektu
- Informácie o pracovnom výkone
- Aktíva organizačného procesu
Existuje päť výstupov plánu kontroly
- Riadenie pracovného výkonu
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
- Žiadosť o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
Fáza vykonania projektu
Fáza vykonávania pozostáva z tých činností, ktoré sú definované v pláne riadenia projektu. Tento proces zahŕňa riadenie očakávaní zainteresovaných strán, koordináciu s ľuďmi a zdrojmi, ako aj vykonávanie ďalších činností súvisiacich s výsledkami projektu.
Počas fázy vykonávania môže výsledok vyžadovať opätovné základné zaradenie a aktualizácie existujúcich požiadaviek projektu. Kroky podniknuté vo fáze realizácie môžu mať vplyv na plán riadenia alebo dokumenty.
Priame a spravujte vykonávanie projektu
Táto fáza spotrebuje väčšinu nákladov, času a zdrojov projektu, pretože to je proces, pri ktorom sa produkujú výstupy projektu.
Existujú štyri vstupy pre priame a spravovanie vykonania projektu
- Plán riadenia projektu
- Schválená žiadosť o zmenu
- EEF (environmentálne faktory podniku)
- OPA (aktíva organizačného procesu)
Aj keď výstupov je päť
- Výsledky
- Údaje o pracovnom výkone
- Žiadosť o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácia dokumentov projektu
Počas tejto fázy majú prvoradý význam úsudky odborníkov, stretnutia a vykazovanie KPI (Key Performance Indicators).
Zabezpečenie kvality
Vykonávanie zabezpečenia kvality je proces auditu požiadaviek na kvalitu a výsledkov meraní kontroly kvality. Jedná sa o proces zaznamenávania a monitorovania výsledkov činností v oblasti kvality s cieľom posúdiť výkonnosť. Pre tento proces možno použiť rôzne nástroje, ako sú kontrolné diagramy, analýza nákladov a prínosov, vývojové diagramy, prevádzkové diagramy, rozptylové diagramy, kontroly a kontroly atď.
Hlavný vstup do tohto je
- Plán riadenia projektu
- Metriky kvality
- Merania kontroly kvality
- Informácie o pracovnom výkone
Výstupom z toho je
- Žiadosť o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
Získavanie projektového tímu
Počas fázy vykonávania prebieha získavanie projektového tímu, pretože je pravdepodobnejšie, že počas procesu budú vyžadovaní jednotlivci s rôznymi zručnosťami.
Existujú tri hlavné vstupy pre získanie projektového tímu
- Úlohy a zodpovednosti
- Organizačná schéma projektu
- Plán riadenia personálneho zabezpečenia
Aj keď existujú tri výstupy
- Úlohy projektových pracovníkov
- Zdrojové kalendáre
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
Vytvorte projektový tím
Väčšina procesov v oblasti ľudských zdrojov zahŕňa realizáciu procesu, jeho súčasťou je aj vývojový tím. Hlavným účelom rozvoja projektového tímu je zlepšiť celkovú výkonnosť členov tímu. Táto etapa musí začať skoro na začiatku projektu.
Vstupy do vývojového tímu projektu zahŕňajú
- Plán riadenia ľudských zdrojov
- Úlohy projektových pracovníkov
- Zdrojové kalendáre
Medzi výstupy tohto procesu patrí
- Posúdenie výkonnosti tímu
- Aktualizácie EEF
Spravujte projektový tím
Riadenie projektového tímu je jednou z dôležitých súčastí projektového riadenia. Je to najkomplexnejšia oblasť projektového riadenia, pretože mnohokrát by manažéri neboli v priamom kontakte s členmi tímu, v takom prípade by bolo ťažké analyzovať ich výkonnosť a rozhodnúť sa o ich odmeňovaní.
Existuje päť vstupov pre riadenie procesu projektového tímu
- Úlohy projektových pracovníkov
- Posúdenie výkonnosti tímu
- Správy o výkonnosti
- Plán riadenia projektu
- Aktíva organizačného procesu
Existujú štyri hlavné výstupy
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
- Aktualizácia podnikových environmentálnych faktorov
- Žiadosť o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
Spravujte komunikáciu
Z troch komunikačných atribútov jeden spadá do procesu vykonávania. V programe riadenia komunikácie sú tri hlavné aspekty komunikácie, ktoré je potrebné sledovať.
- Členovia projektového tímu projektovému manažérovi
- Projektoví manažéri až po programového manažéra
- Manažér programu pre zainteresované strany alebo iných sponzorov
Medzi vstupy pre správu komunikácií patrí
- Plán riadenia komunikácie
- Správy o výkone práce
- EEF
- OPA
Výsledkom tejto fázy bude
- Komunikácia projektu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácia dokumentov projektu
- Aktualizácie OPA
Vykonávať obstarávania
V tejto fáze sú dve hlavné roly, ktoré zahŕňajú kupujúceho a predávajúceho. Počas procesu obstarávania sú to príslušné činnosti
- Vydajte balík ponúk potenciálnym predajcom
- Usporiadajte konferencie uchádzačov
- Vyhodnoťte potenciálne návrhy predajcu
- Vyberte víťazné návrhy predajcu
Výstup z procesu obstarávania zahŕňa
- Plán riadenia projektu
- Vykonávať obstarávacie dokumenty
- Kritériá výberu zdroja
- Zoznam kvalifikovaných predajcov
- Návrhy predajcu
- Dokumenty k projektu
- Robte alebo kupujte rozhodnutia
- Partnerská dohoda (tímová dohoda)
- Aktíva organizačného procesu
Zatiaľ budete mať šesť výstupov
- Vybraní predajcovia
- Zadanie obstarávacej zmluvy
- Zdrojové kalendáre
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
Spravujte zapojenie zainteresovaných strán
Táto fáza zahŕňa aktívne riadenie zainteresovaných strán počas celého projektu. Aby sa zabránilo neočakávanému oneskoreniu projektu alebo opusteniu projektu medzi tým, je identifikované a rýchlo vyriešené očakávanie zainteresovaných strán.
Existuje päť vstupov na riadenie procesu zainteresovaných strán
- Register zainteresovaných strán
- Stratégia riadenia zainteresovaných strán
- Plán riadenia projektu
- Denník vydaní
- Zmeniť denník
- Aktíva organizačného procesu
Výstupom tohto procesu sú
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
- Žiadosť o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektovej dokumentácie
Kontrola fázy projektu
Na konci fázy vykonávania sa vykoná preskúmanie fázy projektu. Pomáha vám dokumentovať pri nasledujúcich činnostiach
- Zdokumentujte výsledok kontroly projektu
- Informovať sponzora o pokroku projektu
- Identifikácia rizika alebo problémov, ktoré mali dopad na projekt
- Ukazuje dodávku zainteresovaným stranám vyrobenú počas projektu
- Požiadajte o schválenie a pokračujte do ďalšej fázy
Fáza monitorovania, kontroly a ukončenia projektu
Po fáze vykonávania sa na kontrolu správnej činnosti projektu aktivuje fáza monitorovania a riadenia. Počas tejto fázy sa vykonávajú rôzne zmeny a kontroly na zvýšenie výkonnosti projektu.
Monitorujte a kontrolujte projektovú prácu
Táto fáza zahŕňa sledovanie, preskúmanie a reguláciu pokroku s cieľom splniť cieľ projektu. Zaisťuje tiež, že výstupy sú v súlade s plánom riadenia projektu. Hlavným zameraním tohto kroku je identifikácia akýchkoľvek zmien vykonaných z hľadiska plánu riadenia projektu s cieľom určiť vhodné preventívne opatrenia.
Vstupy pre túto fázu zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Správy o výkonnosti
- Prognózy nákladov
- Naplánujte prognózy
- Potvrďte zmeny
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Zatiaľ čo výstup obsahuje
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
Vykonajte integrovanú kontrolu zmien
Je to jeden z najdôležitejších procesov projektového riadenia. V tejto fáze sa posudzuje vplyv akejkoľvek zmeny oproti projektu. Ak dôjde k zmene v tejto fáze v ktorejkoľvek časti projektu, bude hodnotený celý projekt. Je lepšie implementovať zmeny v počiatočnej fáze projektu, pretože s postupom projektu sa zvyšujú aj náklady na implementáciu zmien.
Vstup do tejto fázy zahŕňa
- Plán riadenia projektu
- Správy o výkone práce
- Žiadosti o zmenu
- EEF
- OPA
Zatiaľ čo výstupy sú
- Schválené žiadosti o zmenu
- Zmeniť denník
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
Overte rozsah
Overenie rozsahu zahŕňa overenie, či produkty spĺňajú kritériá prijatia zákazníkom. Externá kontrola so zákazníkom alebo so zainteresovanými stranami je súčasťou Validating Scope Management.
Vstupy na overenie rozsahu zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Požiadavky
- Dokumentácia
- Matica sledovateľnosti požiadaviek
- Overené výstupy
- Údaje o pracovnom výkone
Zatiaľ čo výstup overenia rozsahu zahŕňa
- Prijaté dodávky
- Žiadosti o zmenu
- Informácie o pracovnom výkone
- Aktualizácie projektových dokumentov
Rozsah kontroly
Rozsah kontroly zaručuje, že sa dodá iba jediná práca identifikovaná ako v rozsahu. Skutočný výsledok sa porovná s východiskovým bodom rozsahu a zaručuje, že sa dodá všetok schválený rozsah.
Vstupy do procesu riadenia rozsahu zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Informácie o pracovnom výkone
- Požadovaná dokumentácia
- Matica sledovateľnosti požiadaviek
- Aktíva organizačného procesu
Zatiaľ čo výstup obsahuje
- Merania pracovného výkonu
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
Časový plán kontroly
Proces Control Schedule vám pomôže v mnohých ohľadoch. Pomôže vám zachytiť aktuálny stav plánu, určiť odchýlku od základnej čiary plánu, pochopiť podstatu odchýlky a reagovať prijatím vhodných opatrení.
Ak sú v pláne potrebné zmeny, musia prejsť procesom kontroly zmien, zmena by sa mala prehodnotiť a až potom by sa mala použiť na aktualizáciu základnej čiary rozvrhu.
Existujú štyri hlavné vstupy do plánu riadenia
- Plán riadenia projektu
- Naplánujte si základnú čiaru
- Plán riadenia plánu
- Harmonogram projektu
- Informácie o pracovnom výkone
- Aktíva organizačného procesu
Výstup obsahuje
- Merania pracovného výkonu
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
Náklady na kontrolu
Náklady na kontrolu porovnávajú základné náklady pre každý diel so skutočnými nákladmi. Základná hodnota nákladov by sa mala meniť iba v reakcii na žiadosť o zmenu, ktorá prešla procesom Vykonať integrovanú kontrolu zmien. Náklady na kontrolu zaisťujú, že váš projekt zostane v rámci obmedzení financovania.
Vstupy pre náklady na kontrolu zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Požiadavky na financovanie projektu
- Informácie o pracovnom výkone
- Kontrola nákladov na aktíva organizačného procesu
Výstup pre toto zahŕňa
- Merania dosiahnutého pracovného výkonu
- Prognózy získanej hodnoty rozpočtu v nákladoch na kontrolu
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
Kvalita kontroly
Kvalita kontroly zaručuje, že projekt a produkt sú dodávané s plánom riadenia kvality. Zaisťuje, či sa práca vykonáva správne. Hlavným výstupom kvality kontroly je plán riadenia kvality. Zatiaľ čo ďalšie informácie, ktoré budú užitočné, sú
- Existujúci vývojový diagram
- Horná a dolná hranica kontroly a špecifikácie obsiahnuté v kontrolných diagramoch
- Uvádzajú sa informácie, ako sú napríklad kritériá výberu vzorky, počty vzoriek, merania a variabilné vzorkovanie
- Metriky kvality - ide o štandardné meranie na splnenie kvalitatívnych požiadaviek
- Zaisťuje, aby sa dodržiavali správne kroky na dosiahnutie súladu s aspektmi, ako sú proces, zásady alebo predpisy
Existujú štyri hlavné výstupy z procesu kontroly kvality:
- Integrované riadenie zmien
- Schválené žiadosti o zmenu
- Schválené žiadosti o zmenu sú skontrolované
- Potvrdené zmeny
Riadiaca komunikácia
Kontrolná komunikácia zaručuje, že sa správne informácie dostanú k zainteresovanej strane. Informácie o riadenej komunikácii zahŕňajú vstupy, nástroje a techniky a výstupy, ktoré patria do tohto procesu.
Riadiaca komunikácia môže byť v akomkoľvek formáte, môže byť
- Trendové údaje
- Tabuľkové informácie
- Krivka S
- Formáty informačného panela
- Použite histogram
V procese riadenej komunikácie sa pracovné informácie získavajú z rôznych ďalších procesov a správa o výkone sa používa ako vstup pre rôzne procesy monitorovania a riadenia. Hlavným výstupom z procesu riadiacej komunikácie je záznam výkonu.
Kontrolné riziká
Počas celého projektového cyklu je analýza rizík nepretržitým procesom. Je dôležité, aby ste neustále analyzovali, identifikovali a reagovali na riziká. Medzi činnosti, ktoré zahŕňajú riadenie rizika, patria
- Sledovanie existujúcich rizík
- Monitorovanie zvyškových rizík
- Identifikácia nových rizík
- Implementácia plánov reakcie na riziká
- Priebežné hodnotenie procesu rizika
Vstup pre kontrolné riziko je
- Register rizík
- Informácie o pracovnom výkone
- Správy o výkonnosti
- Analýza rezerv
- Audity rizík
Výstupom pre kontrolné riziko sú
- Aktualizácia registra rizík
- Plán riadenia rizík
Kontrolné obstarávania
Zo štyroch plánov obstarávania patrí tretí proces obstarávania do skupiny procesov Monitorovanie a vykonávanie. Táto fáza zahŕňa monitorovanie výkonu dodávateľa a zabezpečenie plnenia všetkých zmluvných požiadaviek.
Kontrolný proces obstarávania zahŕňa overenie
- Či už sa dodáva tovar alebo služba
- Či je doručená včas
- Či je účtovaná faktúra za správne množstvo
- Či sú splnené všetky podmienky zmluvy
- Či sú vzťahy medzi kupujúcim alebo predávajúcim riadené správne
Hlavným vstupom do procesu obstarávania sú
- Plán riadenia projektu
- Zadávacie podklady
- Dohody
- Schválené žiadosti o zmenu
- Správy o výkone práce
- Údaje o pracovnom výkone
Výstup pre verejné obstarávanie je
- Informácie o pracovnom výkone
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
- Aktualizácie OPA
Ovládajte správu zainteresovaných strán
Mnoho projektov sa potýka s nedostatočným riadením zainteresovaných strán. Ak sú zainteresované strany riadené správne, existuje viac šancí na úspech projektu. V tomto procese monitorujeme aktuálnu úroveň zapojenia zainteresovaných strán a podľa toho prijímame opatrenia.
Vstup a výstup pre všetky tieto činnosti zahŕňajú
| Vstup | Výkon |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Záverečná fáza
Záverečná fáza je proces, ktorý na konci vykoná riadené vypnutie projektu. V projekte prebiehajú tri záverečné činnosti
- Uzavretie produktu - prinútenie zákazníka prijať konečné výstupy, ak je projekt externý
- Ukončenie projektu - Patrí sem formálne ukončenie administratívnych postupov, aktualizácia dokumentov projektu a archivácia týchto databáz a dokumentov
- Uzavretie zdroja za projektom - Finančné uzavretie projektu, zdroje pridelené projektu by sa mali vrátiť
Vstupy pre tento proces zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Prijaté výstupy
- OPA
Výstupom tohto procesu sú
- Konečný výstup, služba alebo prechod k výsledku
- Aktualizácie OPA
Uzavrieť obstarávanie
Pre každú fázu životného cyklu vývoja projektu, plánovanie, vykonávanie, monitorovanie, kontrolu a ukončenie, je jeden proces obstarávania. Konečné obstarávanie sa uzatvára podľa zmluvy medzi predávajúcim a kupujúcim.
Záverečné činnosti a výsledky zahŕňajú:
- Preskúmanie výkonnosti projektu vrátane riadenia rizík a problémov
- Aktualizovaný plán riadenia projektu tak, aby odrážal skutočné výsledky
- Záverečné správy distribuované príslušným zainteresovaným stranám
Vstup pre ukončenie obstarávania zahŕňa
- Plán riadenia projektu
- Zadávacie podklady
Zatiaľ čo výstup obsahuje
- Uzavreté verejné obstarávanie
- Aktualizácie OPA
Etika riadenia a projektového riadenia
Na záver narazíte na etiku projektového riadenia kódu a správania, ktorá sa zaoberá rôznymi aspektmi ľudského správania ako napr
- Zodpovednosť
- Rešpekt
- Spravodlivosť
- Čestnosť
- Kultúrna kompetencia
Tento kód sa praktizuje, aby vzbudil dôveru a priniesol spoločný rámec správania v projektovom manažérovi.
Zhrnutie:
Počiatočná fáza definuje procesy, ktoré sú potrebné na spustenie nového projektu. Definuje, čo by mal projekt v pravý čas dosiahnuť.
Úvodná fáza pozostávala hlavne z dvoch hlavných aktivít
- Vypracovať chartu projektu
- Identifikujte zainteresované strany
Register zainteresovaných strán a charta projektu sú užitočné aj v iných procesných skupinách riadenia projektu, ako je proces plánovania.
Fáza plánovania určuje rozsah a cieľ projektu. Zahŕňa to vytvorenie súboru plánov, ktoré vás prevedú fázami realizácie a ukončenia projektu.
Fáza vykonávania pozostáva z tých činností, ktoré sú definované v pláne riadenia projektu. Je to najdlhšia fáza životného cyklu projektu a spotrebúva maximum energie a zdrojov. Kroky podniknuté vo fáze realizácie môžu mať vplyv na plán riadenia alebo dokumenty.
Kľúčovými úlohami vo fáze vykonávania sú
- Vykonávať plány riadenia projektu
- Priame a spravujte vykonávanie projektu
- Vykonajte priradenia úloh
- Vykonávať stretnutia o stave pokroku atď.
Počas fázy vykonávania môže výsledok vyžadovať opätovné základné zaradenie a aktualizácie existujúcich požiadaviek projektu.
Fáza monitorovania a kontroly zaisťuje, že výstupy sú v súlade s plánom riadenia projektu pred záverečnou fázou.
Táto fáza sa zameriava predovšetkým na identifikáciu akýchkoľvek zmien vykonaných z hľadiska plánu riadenia projektu s cieľom určiť preventívne opatrenia proti neočakávaným výsledkom.
Záverečná fáza je proces, ktorý na konci vykoná riadené vypnutie projektu.