Čo je správa problémov?
Správa problémov je proces, ktorým sa majú ostatní oboznámiť s problémom a potom ho čo najrýchlejšie vyriešiť
Aby ste tomu porozumeli, vykonajte nasledujúce cvičenie -
V projekte sú niektoré typické problémy
Stratégia
- Projekt je mimo rozpočtu
- Nedostatok viditeľnej podpory riadenia pre projekt
- Komunikácia projektu bola neúčinná
- Proces riadenia projektu sa neriadi štandardom
Definícia
- Nesprávny cieľ projektu
- Rozsah projektu nie je správne definovaný
- Nejasné požiadavky na projekt
Ľudské zdroje
- Projektovému tímu chýbajú zručnosti potrebné na dokončenie projektu
- Projektový tím je príliš veľký alebo príliš malý, a preto je ťažké ho riadiť
- Projektový tím je zle organizovaný. Nechcú pracovať ako tím
- Nedostatok kvalifikovaných členov v dôsledku čerpania dovolenky alebo rezignácie.
Rozvrhy
- Časový plán projektu je príliš tesný. Na dodržanie termínov nemáte dostatok pracovnej sily.
- Projekt vyžaduje určité vstupy, ako napríklad testovací materiál, softvérový nástroj atď., Ale dodanie sa oneskorí .
Prečo nastávajú problémy?
Existuje veľa dôvodov, ktoré spôsobujú problémy. Väčšina príčin má na svedomí ľudské chyby. Manažér testov, ktorý vedie projekt, by mal niesť plnú zodpovednosť za zlyhanie projektu.
Tu je niekoľko bežných chýb, ktoré spôsobujú problémy
Priraďovanie zdrojov k nesprávnym projektom
Guru99 Bank je komplexný a veľký projekt. Potrebujete veľa personálu s testovacími schopnosťami. Vybrali ste si však zdroje s rozvojovými schopnosťami. Aký bude problém?
Môžu sa vyskytnúť nasledujúce problémy
- Veľa času bude stratených, pretože vývojári nie sú vyškolení testeri a budú sa musieť naučiť testovať. Termín môže byť zmeškaný.
- Kvalita testovania môže trpieť.
Priradenie zdrojov k projektom je najdôležitejším faktorom v projektovom riadení a považuje sa za kritickú fázu pre úspešnosť projektu. Priradením zdrojov k projektu by sa malo zabezpečiť, aby zručnosti v oblasti zdrojov boli schopné splniť očakávania projektu.
Nedostatok manažérskych schopností projektového manažéra
Ste pridelení ako manažér testovania projektu Guru99 Bank. Je to dobrá správa, ale nikdy predtým ste projekt neriadili. Nemáte žiadne skúsenosti s riadením projektu, môže to spôsobiť veľké problémy.
Ovládanie projektu je ťažké a ešte ťažšie je, ak projektový manažér nemá skúsenosti s dobrým riadením projektu. Skúsenosti s vedením stretnutí o stave projektu, riadením rizík a jednaním so zainteresovanými stranami v projekte sú veľmi dôležité pre úspešný vývoj a realizáciu projektu.
Harmonogram projektu
Príliš tesný alebo voľný rozvrhnutie je jedným z dôvodov, ktoré spôsobujú oneskorenie alebo prekročenie pokroku v projekte. Táto situácia môže nastať, ak projektový manažér nastaví nereálne časové plány oproti projektovým úlohám.
Podceňovanie
Vedzte, kto sú a čo môžete urobiť. Veľkou chybou, ktorú manažér testov robí, je, že si myslí, že je ľahké dokončiť akýkoľvek projekt. Musíte byť realistický vo svojom myslení a zabezpečiť, aby ste nepodcenili svoje potreby hneď od začiatku.
Ignorovanie malých problémov
Niektoré malé problémy sa v súčasnosti môžu v budúcnosti zhoršiť. Pozrite si nasledujúci príklad:
Ignorovanie problémov problémy len zhoršuje, preto je vhodné vytvoriť si priestor na tieto problémy a vyvinúť praktické riešenie, aj keď sú tieto problémy malé.
Nedodržiavanie postupu
Správa testov je veľký proces, ktorý musí manažér striktne dodržiavať. Nedodržanie postupu znamená, že porušujete pravidlo.
Zavedenie procesu vám poskytne štruktúru a organizáciu a zníži pravdepodobnosť, že projekty budú vystavené riziku
Nepočúvam ostatných
Ste testovacím manažérom projektu; máte najvyššiu pozíciu v projektovom tíme. Ale nemôžete robiť nič sami; potrebujete svoj projektový tím.
Členovia tímu si pravdepodobne najviac uvedomujú blížiace sa výzvy alebo problémy spojené s projektom prostredníctvom svojej dennej práce. Ak manažér testov nevypočuje rady členov a neodradí svoj projektový tím od návrhov, môže nakoniec skončiť zlyhaním projektu.
Prístup k správe problémov
Začnime tému nasledujúcim scenárom
V rámci projektu Guru99 Bank je pri príprave plánu testov potrebné analyzovať a objasniť požiadavky zákazníkov. Tu je scenár
V tomto prípade sa vyskytol jeden problém. Prišlo to od zákazníka. Za päť dní trikrát zmenil požiadavku. Nestály klienti môžu byť obrovskými problémami, pretože nevie, čo chce, kým nie je dokončená určitá etapa.
Táto téma vám ukáže postupné pokyny na vyriešenie problému.
Záznam
V určitom okamihu projektu sa riziká, ktoré ste identifikovali v krokoch plánovania, stanú skutočnými a máte problém. Musíte zaznamenať každú udalosť alebo problém, ktorý sa stal a ktorý ohrozuje úspech vášho projektu
V mnohých projektoch problémy pravdepodobne vzniknú na začiatku projektu. Je preto chytrý nápad zistiť a prediskutovať problémy počas iniciovania projektu .
Keď sa zistí problém, mali by ste urobiť nasledovné:
Zaznamenajte problémy s projektom
Jedným z najlepších nástrojov na zaznamenávanie problémov s projektom je protokol problémov . Denník problémov vám pomôže zamerať sa na hľadanie riešenia problému.
Protokol problémov môžete vytvoriť sami alebo môžete ako referenciu použiť šablónu protokolu problémov v tomto článku.
Nastavte úroveň priority
Nezabudnite na prioritu problému, problému vždy priradíte prioritnú úroveň. Bežne sa používajú tri prioritné témy
Akú prioritu nastavíte pre problém, ktorý je uvedený v predchádzajúcich témach? Akú prioritu nastavíte pre vyššie uvedené číslo (požiadavka na zmenu zákazníka často)?A) KritickéB) Major
C) Menšie
nesprávne Správne
Ak zákazník neopraví požiadavku, TestManager nedokáže odhadnúť a vytvoriť plán. Projekt nemôže pokračovať.
Je to kritická otázka a je potrebné ju okamžite vyriešiť
Priraďte vlastníka k problémom
Pridelte problém s projektom osobe, ktorá sa na jeho riešenie najlepšie hodí. Tou osobou je niekto v projektovom tíme alebo mimo neho. Ak to však pridelíte, niekto mimo tímu sa uistí, že vie, do čoho ide!
Pre naše vyššie uvedené vydanie požiadavky na zmenu zákazníka si môžete vybrať osobu, ktorá má najlepšie komunikačné schopnosti na vyriešenie problému. Bude pracovať ako mostný inžinier pri rokovaniach so zákazníkmi a pri ich požiadavkách na opravu požiadavky s cieľom pokračovať v projekte.
Sledujte stav problémov
Po priradení vlastníka k problému musíte skontrolovať protokol problémov a pravidelne aktualizovať stav problému. Nasledujúce obrázky znázorňujú typ rizika
správa
Zdokumentujte významné problémy projektu vo svojich pravidelných správach o pokroku (zvýraznite) a eskalujte problémy s vysokou prioritou na dosku projektu - komunikácia je kľúčová.
Odborní manažéri projektu sa veľmi spoliehajú na správu o stave projektu, najmä ak je projekt veľký a má veľa zainteresovaných strán.
V tomto článku môžete použiť alebo využiť prehľad šablóny problému s projektom, ktorý vám pomôže vytvoriť si vlastnú správu.
Problémy s kontrolou projektu
Projektový manažér je zodpovedný za kontrolu projektových záležitostí a mal by starostlivo zvážiť nasledujúce činnosti
- Poďakujte ľuďom, ktorí by mohli mať vplyv na vyriešenie problému.
- Ukončite všetky činnosti týkajúce sa problémov a najskôr ich vyriešte. Ste projektovým manažérom a máte kontrolu nad situáciou, neponáhľajte s projektom, pokiaľ nevyriešite problémy.
- Teraz si dobre premyslite nasledujúce otázky týkajúce sa každého problému v denníku
- Vytvorte zoznam možných akcií alebo možností, ktoré by mohli ponúknuť prielom, ktorý hľadáte. Potom zúžte zoznam a vyberte možnosti, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou problém vyriešia.
Nesprávne Správne
Vo vyššie uvedenom interaktívnom prvku môžete na vyriešenie problému použiť ktorúkoľvek akciu, napríklad A, B alebo C. V niektorých prípadoch však na úplné vyriešenie problému nemusí stačiť iba jedna možnosť. Najlepší spôsob je skombinovať všetky možnosti.
Napríklad ak vyberiete možnosť A „Zúčastnite sa stretnutia so zákazníkom, aby ste čo najskôr objasnili a stanovili základné požiadavky“. Čo urobíte, ak vy a váš zákazník nebudete môcť po takomto stretnutí splniť poslednú požiadavku? Pri rokovaniach so zákazníkom musíte získať väčšiu podporu z vyššej úrovne (možnosť B). Ak zákazníci nie sú profesionálni, nevedia presne určiť svoje požiadavky. V takom prípade by ste mali zákazníkovi navrhnúť nové nápady týkajúce sa požiadavky na produkt.