Správa nákladov na projekt
Správa nákladov na projekt je definovaná ako proces efektívneho plánovania a kontroly nákladov na projekt. Definuje, aké náklady sa požadujú pre každý produkt. Náklady na projekt je možné odhadnúť z rôznych zdrojov procesu (príklady nižšie)
- Vytvorenie štruktúry rozpisu práce (WBS)
- Vypracovať plán
- Plánovanie ľudských zdrojov
- Identifikácia rizík
Medzi vstupy riadenia nákladov patria,
- Plán riadenia projektu
- Charta projektu
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Výstupom z toho je
- Plán riadenia nákladov.
Tvorba odhadov a nákladov na projekt je mimoriadne dôležitou súčasťou každého projektového riadenia. Pri výpočte rozpočtu projektu sa berú do úvahy rôzne veci, ako sú náklady na prácu, obstaranie potrebného vybavenia, náklady na materiál atď.
Čo je odhad nákladov na projekt?
Odhad nákladov na projekt je definovaný ako proces aproximácie celkových výdavkov projektu. Presnosť odhadu nákladov závisí od presnosti a podrobností rozsahu projektu, ktorý predstavuje základnú čiaru rozsahu. Rozsah taktiež definuje všetky obmedzenia, ako je dátum, zdroje alebo rozpočet. Register rizík pomôže vypočítať typy odhadov nákladov, výdavky spojené s podmienenou činnosťou a výdavky vynaložené na zvládnutie rizík.
Pre odhad nákladov na projekt musíte kategorizovať rôzne typy nákladov do kategórií ako
- Mzdové náklady
- Náklady na vybavenie
- Náklady na dodávky
- Cestovné náklady
- Náklady na školenie
- Režijné náklady atď.
Techniky použité na odhad nákladov na projekt
Na formálne odhadnutie nákladov na projekt existuje niekoľko nasledujúcich metód (techník):
- Analogický odhad
Táto technika odhadu je založená na odborných úsudkoch a informáciách založených na podobných predchádzajúcich projektoch. Ak sa predtým urobil podobný projekt, náklady sa uvažujú s plus alebo mínus 20% pre existujúci projekt.
- Parametrický odhad
Minulé údaje alebo záznamy sa používajú na odhad nákladov na súčasný projekt.
- Odhad zdola nahor
Po definovaní rozsahu projektu je to najspoľahlivejšia forma techniky. V tejto technike, na základe WBS, odhadujete náklady na každý zdroj alebo výstupy.
Rovnako existujú aj ďalšie metódy (techniky), ktoré by mohli byť užitočné na odhad nákladov, ako napríklad odhad PERT, analýza ponúk dodávateľa atď.
Plánovanie rozpočtu projektu
Hlavným účelom tejto činnosti je prideliť a povoliť peňažné zdroje potrebné na dokončenie projektu. Hlavný výstup na stanovenie rozpočtu obsahuje základňu výkonnosti nákladov. Nielen, že určuje, aké náklady vzniknú, ale aj to, kedy vzniknú. Vstupy pre stanovenie rozpočtu zahŕňajú
- Odhady nákladov na činnosť
- Základ pre odhady
- Základná čiara rozsahu
- Časový plán projektu
- Zdrojové kalendáre
- Zmluvy
- Aktíva organizačného procesu
Výstupom tohto procesu je
- Východisková hodnota nákladovej výkonnosti
- Požiadavky na financovanie projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
Rozpočtovanie projektu sa vykonáva súbežne s procesom plánovania projektu. Je vysoko závislý na troch zložkách -
- Odhad nákladov
- Trvanie úlohy
- Pridelené zdroje
Počas projektového rozpočtu projektový manažér komunikuje s rôznymi ľuďmi zodpovednými za riadenie pracovného úsilia, ako aj za odhad nákladov na projekt.
Použije rôzne vyhliadky na projekt, ako je štruktúra rozdelenia práce projektu, odhady nákladov, historické údaje a záznamy, informácie o zdrojoch a zásady.
Bez posúdenia rizika nie je proces zostavovania rozpočtu dokončený. Proces posudzovania rizika zohľadňuje faktory, ako je nedostatok času, dostupnosť zdrojov, skúsenosti vývojového tímu, použitá technológia atď. Hodnotenie rizika môže predstavovať 25 až 30 percent celkových nákladov na projekt.
Plán riadenia kvality projektu
Skupina procesov riadenia kvality sa skladá z troch procesov,
- Kvalita plánu
Proces kvality plánu zahŕňa identifikáciu, ktorá štandardná kvalita je pre projekt relevantná a ako ich splniť. Zahŕňa tiež identifikáciu metrík kvality a štandardných opatrení pre projektové procesy, požiadavky súladu s predpismi, funkčnosť produktu, dokumentáciu atď.
Vstupy riadenia kvality plánu zahŕňajú
- Plán riadenia projektu
- Register zainteresovaných strán
- Register rizík
- Dokumentácia požiadaviek
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Výstupom pre riadenie kvality je
- Plán riadenia kvality
- Plán zlepšenia procesu
- Metriky kvality
- Kontrolné zoznamy kvality
- Aktualizácia dokumentov projektu
- Zabezpečenie kvality
Táto fáza zahŕňa hlavne dve aktivity, prvú analýzu kvality projektu a zlepšenie kvality projektu. Je to proces auditu požiadaviek na kvalitu a výsledkov meraní kontroly kvality, aby sa zabezpečilo udržanie štandardu kvality počas celého procesu. Vstup pre toto bude rovnaký ako výstup pre riadenie kvality plánu, zatiaľ čo
Výstupom tohto procesu bude
- Žiadosť o zmenu
- Plán riadenia projektu
- Aktualizácia dokumentov projektu
- Aktualizácie aktív organizácie
- Kontrola kvality
Toto sa uskutoční za účelom kontroly kvality počas celého životného cyklu projektu. Definuje, ako môže kvalitatívny štandard vyhovovať definovaným štandardom kvality. Výstupom zabezpečenia kvality bude vstup pre kontrolu kvality. Zatiaľ čo výstup bude
- Merania kontroly kvality
- Potvrďte zmeny
- Overené výstupy
- Informácie o pracovnom výkone
- Žiadosť o zmenu
- Plán riadenia projektu
- Aktualizácia dokumentov projektu
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
Projektové riadenie ľudských zdrojov
HR manažment zahŕňa proces organizovania, riadenia a vedenia projektového tímu. Pozostáva z ľudí s pridelenými úlohami a zodpovednosťou za dokončenie projektu. Manažment ľudských zdrojov sa bude zaoberať štyrmi procesmi.
- Vypracovať plán ľudských zdrojov : Táto fáza definuje projektové úlohy a zodpovednosti, organizačné schémy projektu a plán riadenia zamestnancov
Vstup pre túto vôľu
- Plán riadenia projektu
- Požiadavky na zdroje aktivity
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Výstupom bude
- Plán riadenia ľudských zdrojov
- Získať projektový tím :
Táto etapa potvrdzuje dostupnosť ľudských zdrojov a získanie tímu potrebného na dokončenie projektových aktivít. Vstupom pre túto fázu bude výstup z predchádzajúceho kroku. Zatiaľ čo výstup z tejto etapy by bol
- Úlohy projektových pracovníkov
- Zdrojové kalendáre
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Vytvorte projektový tím :
V tejto fáze sa pozornosť zameriava na zlepšenie efektivity tímu, interakcie členov tímu a zvýšenie celkového výkonu tímu a projektu. Vstupom pre túto fázu bude výstup z predchádzajúceho kroku. Zatiaľ čo výstup pre túto fázu by bol
- Posúdenie výkonnosti tímu
- Aktualizácia podnikových environmentálnych faktorov
- Vedenie projektového tímu :
Tento proces zahŕňa sledovanie výkonu členov tímu, riešenie problémov, poskytovanie spätnej väzby a riadenie tímu s cieľom optimalizovať výkonnosť projektu. Vstupom pre túto fázu bude výstup z predchádzajúceho kroku. Zatiaľ čo výstup pre túto fázu by bol
- Žiadosť o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
- Aktualizácia podnikových environmentálnych faktorov
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
Riadenie projektovej komunikácie
Projektová komunikácia tu neznamená vzájomnú verbálnu komunikáciu, ale efektívny prenos informácií týkajúcich sa projektu s projektovým tímom, zainteresovanými stranami, projektovými manažérmi atď. Mala by sa zaoberať rizikovými akciami a hodnoteniami, projektovými plánmi, riadením a akciami stretnutí, kontrolami a chodením -podniky atd.
Tento segment pokrýva hlavne päť oblastí
- Komunikácia so zainteresovanými stranami
Jedná sa o proces rozvíjania prístupu k efektívnej komunikácii so zainteresovanými stranami a porozumeniu ich požiadavkám. Vstup pre toto by bol
- Plán riadenia projektu
- Register zainteresovaných strán
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
Zatiaľ čo výstup pre toto bude
- Plán riadenia komunikácie
- Aktualizácia dokumentov projektu
- Spravujte komunikáciu
Jedná sa o proces ukladania, distribúcie, zhromažďovania a získavania informácií o projekte v súlade s komunikačným plánom. Vstupom do tejto fázy by bolo
- Faktory životného prostredia podniku
- Aktíva organizačného procesu
- Správy o výkone práce
- Plán riadenia komunikácie
Zatiaľ čo výstup by bol
- Komunikácia projektu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácia dokumentov projektu
- Aktualizácia aktív organizačného procesu
- Riadiaca komunikácia
Je to proces riadenia a monitorovania komunikácie počas celého životného cyklu projektu. Vstup pre túto fázu by bol
- Plán riadenia projektu
- Komunikácia projektu
- Denník vydaní
- Údaje o pracovnom výkone
- Aktíva organizačného procesu
Zatiaľ čo výstup z tejto etapy by bol
- Informácie o pracovnom výkone
- Žiadosti o zmenu
- Aktualizácie plánu riadenia projektu
- Aktualizácie projektových dokumentov
- Aktualizácie organizačného procesu
Zhrnutie
Riadenie nákladov je proces plánovania a efektívnej kontroly nákladov na projekt. Pomáha vám zaznamenávať a sledovať výdavky vynaložené po ukončení projektu.
Aby sme videli, že váš projekt je dokončený v danom časovom harmonograme a rozpočte, v nasledujúcom tutoriále uvidíme, aký rizikový faktor je potrebné zmierniť.